Zero mail inbox

Voy a intentar recoger las ideas del método Inbox Zero de Merlin Mann que me han parecido más interesantes. Hay una presentación en vídeo del método completo en http://video.google.com/videoplay?docid=973149761529535925&hl=en pero ojo, que dura una hora.

1. Unos primeros trucos rápidos

  - Usar plantillas para correos que se suelen repetir

  - Admitir "no lo sé" a veces es lo mejor

  - Borrar, borrar, borrar

2. Si no vas a hacer nada con un mensaje,

bórralo YA

3. Planifica el tiempo que dedicas a procesar el correo

  - 2 minutos de cada 20 para revisión y respuestas super-rápidas y ultra-críticas

  - 10 minutos de cada 90 para responder cosas no críticas

  - 2 minutos de cada hora y 15 al final de la jornada para procesar los mensajes, y enviarlos a 

    · tareas para mí o para otro

    · reuniones en el calendario

    · respuesta rápida

  - un par de veces a la semana: revisar las reglas, las carpetas, etc...

El resto del tiempo: el outlook está cerrado. Esto es sólo un ejemplo, claro. La práctica lleva a la perfección. 

4. ¿Dónde está la acción?

  - ¿me importa para algo este mensaje?

  - ¿qué me implica hacer a mí?

  - ¿de qué forma puedo cerrar el tema?

5. Procesa todos los mensajes hasta que no quede ninguno

esto no significa responderlos todos ahora, significa procesarlos. 

6. Finalmente: la bandeja de entrada nunca llega a estar realmente a cero; pero es el ideal, el objetivo último. Estos son unos pequeños trucos para mantener la bandeja vacía:

 - No te mates en el sistema de archivo: una gran carpeta "archivo" suele ser suficiente

 - Responde ahora o nunca

 - No estés todo el tiempo con el outlook, no es productivo. Tu tiempo es importante, valóralo como se merece.